変数入りテキストテンプレート｜オンラインで差し込み印刷のように

1つのメッセージを、たくさんの相手に

予約の確認、リマインダー、フォローアップ、サポートの返信など、名前、日付、金額だけが違う同じメッセージを何人にも送ることはよくあります。毎回書き直すのは時間がかかり、ミスも起きがち。名前を1か所入れ忘れただけで、雑な印象を与えてしまいます。ここでは{{変数}}を入れた文章を一度書き、宛先ごとに値を入力（またはスプレッドシートからCSVで読み込み）して、パーソナライズしたすべての文章をコピー・ダウンロードできます。

テンプレートに向いているメッセージ

お客様の名前と日付を入れたフォローアップや確認のメール。複数の相手に送る予約のリマインダー、見積書、請求書。一部の情報だけが違うカスタマーサポートの返信。相手ごとにパーソナライズした招待状やお知らせ。テンプレートとして保存し、毎週使い回す定型のメッセージ。

変数と保存したテンプレート

すべてブラウザの中で行われ、テンプレートは端末に保存されます（バックアップはJSONファイルで書き出し）。変数は入力に合わせて自動で見つかり、日本語を含むあらゆる言語に対応。1つのテンプレートで最大200件の宛先を、手入力か、変数と同じ列名を持つCSVファイルの読み込みで用意できます。1件ずつでもまとめてでもコピーでき、.txtファイルでダウンロードもできます。

差し込み印刷とは？何が便利？

差し込み印刷（メールマージ）は、1つのテンプレートから、パーソナライズした書類をいくつも作る手法です。1通ずつ手で直す代わりに変数を決めておけば、名前、日付、住所など、相手ごとに変わる情報が自動で差し込まれます。

時間を節約でき、ミスも減らせます。フォローアップのメールを5通送るときも、イベントの招待状を200通送るときも、テンプレートは同じまま、変数の値だけが変わります。このツールなら、ソフトのインストールも、データを外に出すこともなく、ブラウザで直接この機能を使えます。

よくある使い道

テキストテンプレートは、営業のフォローメール、予約の確認、ようこそメッセージ、個別の見積もり、イベントの招待状、送付状、カスタマーサポートの返信、社内連絡など、あらゆる場面で使われています。ほぼ同じ文章で、一部の情報だけが違う──そんな場面にぴったりです。

営業、人事、不動産、医療、教育の現場では、テンプレートが欠かせません。よく使うテンプレートを保存しておけば、パーソナライズした連絡を数分ではなく数秒で作れて、本当に大切な仕事に集中できます。

二重の波かっこの書き方

二重の波かっこは、Mustache、Handlebars、Jinjaなどの人気のテンプレートエンジンに由来する書き方で、文章の中で差し込み位置を示す標準として広く知られています。書き方はかんたんで、開きの波かっこ2つと閉じの波かっこ2つのあいだにあるものが、変数名として扱われます。

変数名には、あらゆる言語の文字、数字、アンダースコア、ハイフン、ドットが使えます。{{氏名}}も{{first_name}}と同じように使え、{{ name }}は{{name}}と同じ変数です。文章の中に本当に二重の波かっこを書きたい場合（コード以外ではまれです）は、そのあいだに変数名として有効な文字列を入れないようにしてください。

テンプレート作りのコツ

変数にはわかりやすい名前を付けましょう。xやvar1ではなく、first_nameや「氏名」のように内容がわかる名前にすれば、特にほかの人がテンプレートを使うときに入力しやすくなります。短く、意味のわかる名前がおすすめです。

コピーする前に、必ずプレビューを確認しましょう。よく使うテンプレートは保存しておけば、作り直す必要がありません。大切な連絡では、すべての変数が置き換わっているかを再確認しましょう。置き換わっていない変数はプレビューで目立つ表示になるので、すぐに見つけられます。